江汉大学印章介绍信管理暂行办法

江汉大学教务管理系统管理办法

第一条 为规范学校印章、介绍信的管理,维护学校合法权益,根据国家有关法规,结合学校实际情况,制定本办法。


第二条 学校办公室是全校印章、介绍信的归口管理部门,负责学校各级各类印章的刻制、启用和废止,负责学校印章、介绍信的使用和管理,指导监督校内各单位印章、介绍信的使用和管理。


第二章 印章的刻制、启用与废止


第三条 各学院、各部门、各单位刻制印章,须依据机构设置的文件,由学校办公室核审后刻制。下设(含挂靠)机构确因工作需要刻制印章的,由各单位提出书面申请,经学校办公室审核并报分管校领导同意后刻制。


第四条 因机构名称变更或年久磨损变形需重新刻制印章的,由各单位提出书面申请、负责人签字同意,经学校办公室核审后刻制。


第五条 印章刻制由学校办公室统一确定形式、规格、材质,并开具联系函,到公安机关指定的刻字机构刻制。任何单位和个人不得私自刻制公章。


第六条 印章的启用和废止由学校办公室验印登记行文生效。废止停用的印章由学校办公室封存归档。


第七条 印章遗失,有关单位应立即办理挂失手续,由学校办公室宣布印章作废,并严格按本规定重新刻制。


第三章 印章的使用范围


第八条 学校印章的使用范围:


(一)中共江汉大学委员会印章用于以学校党委名义印发的各类公文,对外报送的各类材料,入党志愿书,政审材料等。


(二)江汉大学印章用于以学校名义印发的各类公文、对外报送的各类材料,各类证件、证书、聘书、通知书,各类科研项目、成果、专利的申报书、任务书,签证审批、海关免税、控购物资、基建报批等各类材料等。


(三)江汉大学钢印用于师生各类证件证书的照片压印。


(四)校领导名章用于有关证书、聘书、报表、合同、协议、责任书、任务书、委托书、申报表、审批表以及以校领导名义签发的信函等。


(五)江汉大学合同专用章用于以学校名义对外签订的各类合同、协议书等。


(六)江汉大学仪器设备合同专用章用于学校签订采购仪器设备、软件服务的合同、协议等。


(七)江汉大学干部人事档案专用章用于学校干部人事档案管理。


(八)江汉大学财务专用章用于以学校名义从事的各种经济活动等。


(九)江汉大学收费专用章用于学校对内对外收费。


(十)江汉大学会议专用章用于经学校同意召开的全校性会议及有关工作(专业)会议通知。


第九条 校内各单位印章的使用范围:


(一)江汉大学学校办公室印章用于以学校办公室名义印发的各类公文、材料以及对外联系工作的各类文书。


(二)各学院、各部门、各单位印章主要用于本单位职责范围内处理公务、内部发文、校内联系工作、与校外对口单位业务往来等。


(三)校内各单位公章均不得对外使用在请示、报告等具有上行性质的文书上。除财务专用章、收费专用章外,各类印章不得用于发票和收款收据。


第四章 印章的使用程序


第十条 以学校党委、行政名义印发的各类公文,必须先由有关职能部门负责人初审(必要时需相关部门负责人会签)、学校办公室审核后,由校领导签发用印。


第十一条 以学校名义签订的合同、协议书等,须经法律事务室审核后,由校长或委托人签字用印。


第十二条 有关教学、科研等的各类研究报告、成果鉴定、项目、成果和奖励申报、专利申请,基建、维修项目申报,仪器设备进口报关、申请免税,副处级和副高职称以下人员出国(境)审批,外籍教师、留学生等外事手续,固定的财务、统计报表等各类常规性材料和证明性材料,经分管校领导授权的相应职能部门主要负责人签字同意后,指派专人承办,到学校办公室用印。


第十三条 工作证、学生证、毕业证、学位证、毕业证明书、学位证明书、结业证、肄业证、荣誉证、退休证及各类聘书、学生录取通知书等,由相关部门统一造册,部门主要负责人签字,指派专人承办,经学校办公室审核后用印。


第十四条 需以学校或学校办公室名义发出的公函,应按规定格式打印,由相关学院、部门或单位主要负责人签字(必要时经校领导签字)同意后用印。外文函件还须外事处负责人会签。


第十五条 学校师生员工因私的各类文字材料须先经其所在单位、有关部门审核,并出具证明或负责人签署意见后,方可用印。


第十六条 向外刊登广告和有关学校的文字材料,须经校党委宣传部审核,并将原文送分管校领导审批后用印。


第十七条 校领导交学校办公室保管的私人名章,除已经校领导本人授权或会签的文件外,临时用印由学校办公室请示私章领导本人或分管校领导同意后用印。


第十八条 特殊情况下急需使用学校印章时,可在请示校领导或征得相关职能部门主要负责人同意后先行用印,事后补办手续。


第五章 印章的管理


第十九条 学校授权学校办公室管理和使用中共江汉大学委员会印章、江汉大学印章和钢印、校领导名章、江汉大学合同专用章、江汉大学会议专用章,授权教学服务与设备保障中心管理和使用江汉大学仪器设备合同专用章,授权党委组织部管理和使用江汉大学干部人事档案专用章,授权财务处管理和使用江汉大学财务专用章、江汉大学收费专用章。各学院、各部门、各单位及其下设(含挂靠)机构的印章由各单位负责管理。

第二十条 印章的管理要求


(一)加强管理。各单位党政主要负责人是本单位印章管理的第一责任人。各单位要做好用印登记,对用印时间、用印单位、用印事由、批准人、经办人等进行详细登记备查。重要事项用印应根据职责分工经本单位分管(联系)校领导批准。要指定专人管理及使用印章,印章管理人员工作变动,应及时重新确定管理人员并做好交接手续。


(二)规范用印。印章管理人员必须严格执行审批手续和用印登记制度。用章时应认真审阅有关材料,了解用章内容,严禁未经批准擅自用印,严禁在空白介绍信、单据或纸张上用印。印章一般应盖在公文落款的单位名称和发文时间中间偏上位置,骑年盖月,上不压正文,印文要求端正清晰。用印时间为工作日正常上班时间,寒暑假期间用印时间为值班时间,国家法定节假日、双休日用印需提前申请。


(三)妥善保管。各单位印章的存放及使用地点均在该单位办公室内。未经该单位主要负责人批准,不准在办公室以外地点存放或使用。


第二十一条 未经批准,不得携带印章外出。确因需要外出会印的,经批准后由印章管理人员负责并确保印章安全。


第二十二条 严格执行“谁签字,谁负责”,各单位负责人在批准用印时要认真审核、严格把关。因印章管理或使用不当造成损失的,视情节轻重对责任人与当事人进行批评教育直至党纪政纪处分。造成重大损失的,追究责任人及当事人法律责任。


第六章 介绍信的使用和管理


第二十三条 师生因需要出具介绍信的,由各学院、各部门、各单位出具加盖本单位印章的介绍信。需使用学校介绍信的单位或个人,应持有本单位骑缝章的介绍信,交学校办公室审核后,加盖学校印章。


第二十四条 各学院、各部门、各单位介绍信须由专人管理,专人填写,不得开空白介绍信。开错、作废的介绍信原样保存。领用新介绍信,须将已用完介绍信的存根交学校办公室,以旧换新,学校办公室登记好新介绍信编号。


第七章 附 则


第二十五条本办法由学校办公室负责解释。


       第二十六条本办法自2014年1月1日起施行,原《江汉大学行政印章介绍信使用和管理规定》(江校〔2002〕82号)同时废止。

第一章 总  则


第一条 根据《中华人民共和国高等教育法》的有关规定,参照《湖北省人民政府工作规则》、《武汉市人民政府工作规则》,结合我校实际,制定本规则。


第二条 高等学校的任务是培养具有创新精神和实践能力的高级专门人才,发展科学技术文化,促进社会主义现代化建设。学校工作以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,贯彻党的教育方针和政策,坚持以人为本,树立和落实科学发展观,全面履行学校管理职能,实行科学民主决策,坚持依法行政,形成行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的行政管理体制,努力推进学校的建设和发展。


第三条 学校行政领导要忠实履行宪法和法律赋予的职责,坚持依法行政,执政为民;坚持解放思想,实事求是,与时俱进;要忠于职守,服从命令,顾全大局,清正廉洁,全心全意为师生员工服务。


第四条 学校行政各部门要严格依法行使职权,进一步转变管理方式和工作作风,简化办事程序,推行电子校务,提高行政效能,切实贯彻学校各项工作部署。


 


第二章 校行政领导组成人员及部门、单位职责


第五条 学校行政领导包括校长、副校长、校务委员。


第六条 学校实行党委领导下的校长负责制。校长领导学校行政的全面工作,副校长、校务委员协助校长工作。


校长离汉外出期间,由校长授权的副校长主持学校行政工作。


第七条 校长召集并主持校长办公会议。研究、处理学校行政工作中的重大问题和专门问题。


 


第八条 副校长、校务委员按分工负责处理分管工作。受校长委托,负责其他方面的工作或专项任务。


第九条 校长办公室主任在校长领导下,负责处理学校行政的日常工作。


第十条 学校各部门的行政负责人负责本部门的工作。各学院、各单位的行政负责人负责本学院、单位的行政工作。


各部门根据法律、法规和上级政府规章、决定、命令在本部门职权范围内代拟学校规范性文件,履行行政职责。


第三章 全面履行高等学校职能


第十一条 学校及各部门要加强学校建设,全面履行人才培养、科学研究和服务社会职能。


第十二条 履行人才培养职能。人才培养是学校的根本任务,学校以育人为中心,其他各方面的工作都要自觉地服务于这个中心。根据经济建设社会发展需要,确立现代大学的办学理念,明确学校发展目标和办学定位,健全完善学校的管理体制和高效的运行机制。要转变教育思想和观念,大力推进学校教育体制、人才培养模式、教学方法、课程建设诸方面的改革,提高办学质量和办学效益。


第十三条 大力开展科学研究。适应“科教兴鄂”、“科教兴市”战略,遵循现代科学技术的发展规律,促进学科的交叉融合;瞄准国民经济建设主战场开展科技攻关,将科技成果转化为现实生产力,帮助企业解决技术难题,促进地方经济、科技与学校教育密切结合,促进地方产品结构升级、产业结构调整以及工艺、设备的革新改造,主动承担促进社会生产力发展,促进科技进步,促进社会发展的重任。


第十四条 积极开展社会服务。通过哲学社会科学和自然科学创新成果推动社会发展,通过教育的先导性引导社会的发展,通过文化的传递、选择、融合,推动社会精神文明的发展,在为社会作出贡献的同时,增强自己的办学能力。


第四章 实行科学民主决策


第十五条 学校及各部门要建立健全师生参与、专家咨询和行政决策相结合的决策机制,完善重大决策的规则和程序。在重大决策过程中,要充分发挥校内外专家学者的咨询、参谋作用,运用决策手段确保决策理念的先进性、导向的正确性、内容的系统性、操作的可行性,实行依法决策、科学决策、民主决策。


第十六条 学校年度工作计划、教育事业中长期发展规划、学科专业建设规划、校园建设规划、年度财务预算、重大改革方案和政策措施、重要资源配置、重大建设项目等关系全局的重大决策,以及学校重要规章,由校长办公会讨论后报党委决定。


第十七条 学校各部门提请学校讨论决定的决策建议,要以基础性、战略性研究或发展规划为依据,尽量经过专家咨询论证,中介机构论证评估或法律分析;涉及相关部门的,应充分协商;涉及师生员工切身利益的,一般应通过教代会等形式听取有关方面意见和建议。


第十八条 学校各学院、各单位、各部门必须坚决贯彻落实学校决策,及时跟踪和反馈执行情况,加强督促检查。


第五章 工作安排布局


第十九条 学校及各部门要加强工作的计划性、系统性和预见性。学校根据每年形势发展的实际情况,提出阶段性工作目标和重点工作的实施要求。各部门要据此进一步细化任务,组织落实,并在学期末和年末向学校报告执行情况,校长办公室适时作出通报。


第二十条 学校及各部门要建立责任明确、协调有序、运行高效的工作机制。学校的日常工作,属于各位副校长、校务委员分管范围的,由分管副校长、校务委员具体负责;涉及跨分管范围的重点工作,学校原则上明确由一位副校长或校务委员牵头负责,相关副校长、校务委员配合。属于部门职责范围内的工作,各部门应当积极主动、认真负责地办理,不得推诿;凡涉及多个部门职责范围的事项,应明确由一个主管部门牵头负责,相关部门应积极配合。


第二十一条 学校及各部门要进一步加强督促检查工作,对学校的重大决策和各阶段的重点工作落实情况,适时督办并作出通报,确保政令畅通。


第六章 会议制度


第二十二条  学校实行校长办公会会议制度。


第二十三条 校长办公会议一般每周召开一次,由校长召集和主持,副校长、校务委员、校长办公室主任参加,校长办公室副主任、法律事务室以及有关部门、单位的负责人列席。


第二十四条 提请校长办公会议讨论的议题,由校长办公室分管领导协调或审核后提出,报校长确定;会议文件由校长审批。会议的组织工作由校长办公室负责,会议文件和议题于会前送达与会人员。


第二十五条 校长办公会纪要,由校长办公室主任签发,必要时报校长或副校长签发。会议讨论决定的事项,宜于公开的,应及时印发或报道。


第二十六条 学校及各部门召开的工作会议,要减少数量,控制规模,严格审批。以学校名义召开的全校行政性会议,统一由校长办公室按有关规范办理;可开可不开的会坚决不开;已发文布置的工作,不再开会布置;能用校园网、电话、传真等方式协商解决的事项,不再开会协调;时间靠近的会议可套开或合并开。严格控制举行各类纪念会、庆祝会、表彰会、座谈会、研讨会、剪彩、奠基以及各种检查评比等活动。未经学校批准,各部门不得召开要求其他部门和学院负责人参加的全校性会议;学校各部门召开的属本部门业务范围的会议,不得要求以学校或校长办公室的名义召开,一般不邀请校行政领导同志出席,如确需校行政领导出席的,需报校长办公室安排,各部门不得直接邀请。


全校综合性会议与会校行政领导名单由校长办公室进行安排;各部门召开的各种业务会议,要注意遵守规范,提高质量,确保效果。除安排分管校领导出席外,一般不安排其他领导参加,如需邀请省市及上级有关单位领导参加的,须经分管校长、校务委员同意,并报校长批准。各单位出席会议人数也应控制在最低限度,力争选派最有代表性的人员出席,一般情况下,院一级党政主管领导不同时出席同一业务性会议。


第二十七条 凡需提请校长办公会议讨论的事项,或需在有关工作会议上公布的重要政策,事前应深入调研,充分协调,尚未协调一致,未经主管领导同意的政策性、规定性内容,不得提交会议讨论或在会上公布。


经校长办公会议审议通过的事项,应以正式印发的会议纪要为准;如需其他部门执行的事项,还应以学校文件形式按规定程序送审后印发。


第二十八条 学校召开的各类会议,要严肃会议纪律,确保会议取得实效。与会人员应当按照有关规定和通知要求参加会议,如有特殊情况不能与会,必须通过校长办公室向会议主持人请假。会议期间,与会人员要集中精力参加会议,关闭通讯工具,不得随意进出会场或中途退会。与会人员在会上发言要主题突出,简明扼要;对会上讨论的不宜公开事项要注意保密,不得随意传达。


第二十九条 会议材料准备


(一) 综合性会议材料由校长办公室负责组织准备,涉及部门业务材料由相关部门准备;


(二)业务会议材料(含校领导发言材料)由主办会议的单位、部门负责准备。各会议主办单位应安排人员记录会议内容,编写会议纪要,同时将校领导重要的即席讲话整理成文稿存档。必要时编发会议简报。


(三)材料准备包括材料撰写、打印、装订、发放等,均应符合会议及有关规范要求。


第七章 公文制度


第三十条 各学院、各单位、各部门报送学校的公文,应当符合国家、省、市和学校公文处理有关规定。除校领导同志交办事项和必须直接报送的涉密事项外,一般不得直接向学校领导个人报送公文。


第三十一条 学校各部门因业务关系需向上级机关请示事项的,均须以学校名义制文,归口校长办公室处理。向上级的请示,应由校长或主持工作的副校长签发;请示应一事一报,不得多头主报。


第三十二条 学校各学院报送学校的公文,以及以学校或校长办公室名义印发的公文,统一由校长办公室按规定程序办理,并按学校领导同志分工呈批,重大事项报校长审批。校领导审批公文必须明确、具体,应签署“拟同意”、“同意”或其他具体意见。其中,属于规范性公文或需要从法律角度审核的其他公文,由法律事务室提出审核意见后报校领导审批。


第三十三条 以学校名义制发的下行文(含学校规章、决定),经分管副校长、校务委员审核,由校长签发。以学校名义制发的上行文,经分管副校长、校务委员审核后,一般由校长签发;以学校名义制发的平行文,由分管副校长签发,如涉及重大问题,报校长签发。领导阅批后的公文,应按“谁送退谁”的原则及时退文,不得横传,以免泄密和丢失。


学校及校长办公室的公文,除需要保密的外,应及时公布。


第三十四条 学校及各学院公文的印发应遵从精简、高效的原则,严格控制文件数量,努力提高公文处理工作效率和公文质量,促进公文处理工作规范化、科学化。凡法律法规已有明确规定的不再发文;上级机关已公开发表的文件,不再转发;上级来文没有具体贯彻意见的,确有必要,直接翻印;有关工作在已发文件中作了明确规定,在执行中没有发现新情况、新问题的,不再重复发文;校领导讲话,原则上不以文件形式下发,确有必要印发的,应经其本人审定后在校园网上发布;校领导讲话在会议上已印发的,一般不再重新印发。属于学院职权范围内的事项,由学院自行发文或联合发文;学院之间对有关问题未经协商一致的,不得各自向下行文。严格控制公文发放范围,减少公文印数。以学校名义印发的公文不发与公文内容无关的单位,不套发受文单位内设机构。同时要加快学校信息化建设,提高公文办理的效率。


第三十五条 学校各学院、各单位、各部门起草的公文稿须认真研究讨论,结合实际、注重实效,努力做到具有长效性、法规性、规范性。部门主要负责人应认真把关,行文做到简明扼要、有的放矢,具有较强的针对性、指导性和可操作性,确保文件质量。


第八章 其他工作规定


第三十六条  接待工作


学校行政接待工作分为内事接待和外事接待,其管理工作分别由校长办公室和外事处负责。


接待工作坚持对等和对口接待的原则。上级和兄弟单位的行政领导来校分别由校长办公室安排接待;外事接待工作统一由外事处安排;其他人员来访分别由相关部门对口接待。


对口行政接待涉及经费或需要校级领导出面接待的,应分内事和外事向校长办公室或外事处申请或审批,未经批准而产生的费用,财务处不予报销。


各学院接待工作由各学院安排。


第三十七条  信访工作


信访工作遵循统一领导,部门协调,统筹兼顾,标本兼治,各负其责,齐抓共管的信访工作格局。学校及各部门要进一步完善信访制度,确保信访渠道畅通。学校各部门负责人要重视人民群众来信来访工作,按照“谁主管、谁负责”的原则,认真处理人民群众的来信来访。校长办公室接到群众来信来访后,根据内容交由相关单位或部门进行处理。受理的单位或部门应主动会同有关单位、部门研究处理,答复来信来访人,并按要求及时将处理结果报校长办公室备案。


第三十八条  校领导听课和调研工作


校领导应按学校规定到学院听课,并应经常到所联系的学院和相关单位开展调研,为基层排忧解难。各部门应根据工作需要,有计划地做好调研工作。调研工作要做到有目的、有效果、有结论。


第三十九条  校务公开工作


学校建立学校校务公开制度,凡属学校改革和发展的重大措施、改革方案,涉及职工群众切身利益的事项,教职工、学生普遍关心的热点和难点问题,领导干部执行《廉政准则》的情况等,除属于国家规定保密的内容之外,都应通过教职工代表大会、校情发布会、民主议事会、校务公开栏等途径向师生公开,接受师生监督。校务公开工作由校务公开领导小组负责,日常工作归口校长办公室统一管理,以学校名义公开的校情必须先送校长办公室审核报经校领导审批后,由校长办公室统一安排对外公开。各相关部门是所公开业务工作的具体承办和责任单位。


各学院、各单位也要建立院(厂、馆、室)务公开工作领导小组,指定相关机构或人员负责日常工作,制定完善院(厂、馆、室)务公开的规章制度,切实做好公开工作。


第四十条  协调工作


职能部门要发挥工作的主动性,提倡团结协作精神,加强工作的沟通和交流;涉及部门之间的工作,由主管部门主动协商解决。涉及多个部门职能且较为复杂的行政工作,由校长办公室主持召开协调会,或由校长办公室报校领导协调解决,重大疑难问题提交校长办公会议定。


第四十一条  行政办公设备管理


校长办公室负责机关职能部门行政办公设备的计划安排。每年结束前,各部门向校长办公室提出设备需求清单,由校长办公室根据经费计划作出安排,交设备处统一采购或调剂解决。


第九章 作风纪律


第四十二条 学校及各部门领导要做学习的表率,密切关注国内外高等教育以及经济、社会、科技等方面发展变化的新趋势,不断充实新知识,丰富新经验。学校通过举办讲座等方式,组织学习经济、科技、法律和现代管理等方面的知识,不断提高领导水平。


第四十三条 学校行政及各部门领导要做密切联系师生的表率,坚持调查研究制度。要经常深入教学一线了解情况,解决实际问题,增强工作的预见性和主动性。要善于抓住工作中的重点、难点和热点问题,通过专题调研,以点带面,有效指导工作,解决实际问题。


第四十四条 除校党委、校行政统一组织安排的活动以外,校领导一般不出席各学院、各单位、各部门召开的会议,以及所安排的照像、颁奖、题词等事务性活动。


第四十五条 校行政领导不为学院、单位、部门的会议活动等发贺信、贺电,不题词。因特殊情况需要发贺信、贺电和题词的,一般不公开发表。


第四十六条 校行政领导及各部门负责人要严格遵守廉政建设的有关规定,严格要求亲属和身边工作人员,不得利用特殊身份拉关系、谋私利。


第四十七条 校行政领导必须坚决执行学校的决定,如有不同意见可在校长办公会上提出,在没有重新作出决定前,不得有任何与学校决定相违背的言论和行为;未经学校研究决定的重大问题及事项,不得在个人讲话或文章中擅自对外发表。


第四十八条 副校长、校务委员离汉出访、出差或休假,应事先报告校长批准,由校长办公室通报学校其他领导同志。


各学院、各单位、各部门主要行政负责人出差,由分管校领导审核,报校长批准;副处长(含调研员)以下行政干部出差,由单位负责人审核,报分管校领导批准。处级以上行政干部出差,均需填报《干部出差报告单》,交校长办公室备案,并凭此单履行报销手续。要控制干部参加各类学会、协作会、座谈会等非工作会议,确有必要参加的,凭会议通知,按上述程序报有关校领导审批。


第四十九条 学校及各部门要坚持职权法定原则,严格依法办事,增强服务观念,强化责任意识,树立从严治校、清正廉洁的新风,对职权范围内的事项要按程序和时限积极主动地办理,对不符合规定的事项要坚持原则,不得办理。不得用公款相互送礼和宴请。学校对因推诿、拖延等造成影响和损失的,要追究领导责任;对越权办事、以权谋私等违规、违纪、违法行为,要严肃查处。


第十章 附  则


  第五十条 本规则自印发之日起施行。学校原有关规定与本规则不一致的,以本规则为准。校长办公室负责本规则的解释。


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